Як правильно написати і відповісти на повідомлення: правила, зразок

Листи-повідомлення грають важливу роль у сучасному діловодстві, тому будь-який поважаючий себе чоловік повинен вміти їх писати. Адже якщо ви уведомляете про що-небудь адресата, то напевно хочете отримати від нього бажану інформацію, або ж спонукати його до якого-небудь дії.

А якщо ваше повідомлення буде складено невірно, або ж просто безграмотно, то отримав його людина може не відреагувати на повідомлення належним чином. Давайте вчитися писати цей важливий документ.

Як правильно написати повідомлення?

• Будь-який документ підпадає під певну класифікацію в діловодстві, а лист-повідомлення ми можемо сміливо віднести до розряду інформаційних послань.
• Інформаційний лист відрізняється від звичайного тим, що містить яку-небудь інформацію виключно офіційного властивості. Завдяки цьому, інформаційні повідомлення широко застосовуються на практиці різноманітними службами та підприємствами всіх форм власності.
• Якщо людина або організація збирається повідомити про що-небудь адресата (про укладення або розірвання договору, підключенні або відключенні послуги, звільнення працівника тощо), то достатньо написати повідомлення, яке можна розглядати як повноцінний документ.

Хоча інформаційні послання і дозволяється складати у довільній формі, все ж існують деякі загальноприйняті догми, відступати від яких у діловодстві не рекомендується.

Як правильно написати повідомлення:

1. Такий лист складається на фірмовому бланку (якщо він, звичайно ж, є у відправника).
2. На фірмовому бланку (або у вихідних даних) вказується основна контактна інформація про відправника (повна назва або ім’я, банківські реквізити, контакти – фізичні та електронні тощо).
3. Як і будь-який офіційний документ, інформаційне послання реєструється і йому присвоюється вихідний номер із зазначенням дати відправлення.
4. Його бажано озаглавити, коротко передавши суть всього листа.
5. При необхідності до основного листа докладають доповнення для поглиблених роз’яснень.
6. Складений лист підписує керівник, а нижче звичайно мають у своєму розпорядженні інформацію про те, що ж, власне, дане послання підготував із зазначенням контактів автора.

• Листи-попередження, які ми, власне, і будемо вчитися писати, годяться для повідомлення адресата про будь-який факт або подію.
• Головна відмінність від інших різновидів інформаційних листів полягає в обов’язковій наявності заголовка «Повідомлення». Крім того, «тіло» листи умовно поділяється на два блоки: спочатку прописується причина, яка спонукала автора на його написання, а потім викладаються висновки і пропозиції.
• Дуже часто повідомлення супроводжується доповненнями, які ретельно перераховуються із зазначенням додаються примірників і кількості сторінок у них в кінці документа під терміном «Додатки». Прикладом таких додатків можуть бути наступні документи: «Додаток: наказ № 2 від 03.07.2019 р. «Про надання чергової оплачуваної відпустки водієві Петрову В. К.» на 1 л., 1 екз.».
• Як і будь-інформаційний лист, повідомлення підписується керівником, а нижче, у лівому кутку, прописується укладач документа і його контакти.

Як написати повідомлення про розірвання договору?

• «Тіло» повідомлення, або іншими словами – його основний текст, як ви, напевно, вже здогадалися, в кожному конкретному випадку буде істотно відрізнятися.
• Написавши про заборгованості, при зверненні до боржника, або не занадто дисциплінованому адресату слід убезпечити себе і скласти повідомлення про розірвання договору в двох примірниках, отримавши на одному з них помітку про одержання (бажано, особисто в руки керівнику або у відповідний відділ). Ще один варіант – послати його рекомендованим листом з повідомленням через поштовий сервіс, продублювавши в електронному вигляді.
• Хорошим додатком до повідомлення про заборгованість буде акт звірки, а почати слід з фрази: «Повідомляємо Вас, що станом на таке-то число у підприємства виникла заборгованість в сумі…».
• У другому блоці повідомлення ви можете вказати терміни, протягом яких адресат може виправити ситуацію «без втрат» (наприклад, без застосування штрафних санкцій, якщо це можливо) або з мінімальними витратами. Крім того, непогано вказати можливі негативні наслідки, які можуть настати для боржника у результаті ігнорування даних вимог.
• І головне, не забудьте в самому початку повідомлення послатися на документ, яким ви керуєтесь. Наприклад, номером і датою договору, наказу і так далі.

Якщо розібрати дані поради на конкретному прикладі, то отримаємо такий варіант:

Повідомлення

про розірвання договору в односторонньому порядку

Адреса одержувача: РФ, р. Саратов, вул. Леніна, 44/1

ПІБ та посада адресата: комерційному директору ТОВ «ПРОМІНЬ-2» Іванову В. І.

ТЕЛ.: (000) 000-00-00, ФАКС: (111) 111-11-11

р/р: 2222222222222222 у Державному банку Росії

МФО: 333333, ІПН: 44444444444444444

• Повідомляємо Вас, що 5 травня 2018 року між ТОВ «СВІТ» та ТЗОВ «ПРОМІНЬ-2» був укладений договір про виконання будівельних робіт за адресою: РФ, р. Саратов, вул. Исполкомовская, 40/5 (далі – Договір).
• Згідно з п. 10 Договору наше підприємство має право в односторонньому порядку розірвати Договір, якщо Ваша організація порушує п. 15 Договору.
• Згідно з п. 5 Договору Ваша організація зобов’язалася виконати будівельні роботи за адресою: РФ, р. Саратов, вул. Исполкомовская, 40/5 до 25 червня 2018 року, однак своїх зобов’язань не виконала, порушивши умови Договору.
• Даним листом повідомляємо Вас про те, що Договірпро виконання будівельних робіт за адресою: РФ, р. Саратов, вул. Исполкомовская, 40/5від5 травня 2018 року на підставіп. 3 ст. 450 ГК РФіп. 10 Договору вважається розірваним з моменту одержання цього повідомлення.
• Вимагаємо до 30 червня 2018 року повернути грошові кошти в сумі 10 тисяч рублів, видані в якості авансу на проведення будівельних робіт.

Підпис керівника ТОВ «СВІТ»

Як написати повідомлення про скорочення, повідомлення про звільнення?

• Якщо ви зібралися повідомити працівника про скорочення або звільнення, то обов’язково ознайомте його з листом під особистий розпис. У разі відмови знайдіть двох свідків, які поставлять під відповідним актом свій підпис.
• Не забудьте правильно прописати причину, з якої працівник підлягає звільненню: «Повідомляємо Вам, що трудовий договір від такого-то числа номер такий-то розривається на підставі статті такої-то Трудового Кодексу РФ з причини такої-то…».

Повідомлення про скорочення:

Як написати повідомлення про будівництво?

• У разі запланованої перебудови будь-якого приміщення або будівлі нового, обов’язково потрібно скласти повідомлення про будівництві – саме на його підставі і буде прийматися рішення про те, чи підлягають дані роботи реалізації підприємством без відповідної ліцензії.
• Хоча воно традиційно пишеться у довільній формі, але автор повинен вказати перелік передбачуваних робіт, адресу керованого приміщення, прикласти документи, що підтверджують право власності на будівлю тощо.

Написати повідомлення про продаж частки квартири

• Якщо ви живете в комунальній квартирі або займаєте частина будинку, то при продажу своєї частки ви зобов’язані написати повідомлення про продаж частки квартири, так як вони мають першочергове право на покупку вашої нерухомості.
• Наприклад, ви вирішили виставити на продаж кімнату в малосімейці, тоді ви повинні заручитися нотаріальним відмовою від покупки від усіх сусідів, офіційно наявних, або направити їм послання (через пошту — рекомендованими листами з повідомленнями про вручення та описом теми листів), що на практиці виходить довше і проблематичніше, але зате в рази дешевше.

Як правильно написати повідомлення працівникам?

• Якщо ви плануєте відправити співробітника в черговий оплачувана відпустка (згідно ст. 122 ТК РФ), то на підставі складеного графіка відпусток ви повинні заздалегідь написати повідомлення про це.
• Стаття 123 ТК РФ свідчить, що підприємство зобов’язане повідомити працівника про майбутню відпустку за два тижні до його початку (якщо, звичайно ж, ця відпустка надається згідно з графіком, а не переноситься за письмовою заявою самого працівника). Невиконання даної законодавчої норми карається штрафом, розмір якого зазначений у п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Сам бланк повідомлення про початок чергового оплачуваної відпустки кожне підприємство розробляємо самостійно, однак основні позиції в ньому обов’язково повинні бути присутніми: реквізити підприємства; дата, номер і назва документа; ПІБ та посада співробітника, що відправляється у відпустку; кількість днів, які людина пробуде у відпустці; дати початку і кінця відпочинку; підписи керівника підприємства і працівника, що збирається у відпустку.

• Якщо умови трудового договору за якихось причин міняються, то вони обов’язково відображаються в контракті, та оповіщають працівник, за допомогою спеціального повідомлення.
• Умови трудового договору можуть змінюватися за ряду причин: зміна технології виробництва, реорганізації підприємства і так далі. І якщо такі зміни спричиняють зміни в умовах праці співробітника (місце та години його роботи, особливості службових обов’язків тощо), то, згідно ч. 1. статті 74 ТК РФ, працівника слід про це повідомити письмово під розпис (можливий варіант надсилання її поштою рекомендованим листом з повідомленням).

Зверніть увагу: таке повідомлення співробітник повинен отримати не пізніше, ніж за два місяці до істотних змін умов його праці.

• Даний вид повідомлень складається кожним підприємством індивідуально, але в ньому обов’язково повинна міститися наступна інформація: опис змін, які планується ввести в умови праці працівника, час та причини їх введення, пропозиція перейти на інше місце роботи (при наявності вакансій).
• Якщо співробітник приймає нові умови праці, укладає з підприємством додаткову угоду, якщо немає – підлягає звільненню.

Як правильно відповісти на лист-повідомлення?

• Адресат, якому написали лист-повідомлення, інколи зобов’язаний дати на нього відповідь, якщо це, звичайно, потрібно по контексту.
• Як правильно відповісти на лист-повідомлення? У такому разі слід послатися на отримане повідомлення, вказавши його назву, дату отримання та вихідний номер, прописати свої контакти і реквізити одержувача.
• Зручно починати такі відповіді з фраз: «У відповідь на Ваше повідомлення повідомляємо Вам…», «Спасибі за Ваше звернення…» і так далі.
• Плануючи відмовити уведомителю, гарненько продумайте і сформулюйте причини відмови.
• І пам’ятайте, будь-яке повідомлення ви не писали, гарненько перевірте грамотність його складання. Адже документ з граматичними помилками ніхто всерйоз не сприйматиме.

2.2: Написання правильного повідомлення

Що ви навчитеся робити: Напишіть ділове спілкування з урахуванням конкретної аудиторії та мети

У бізнесі просять написати ділове спілкування якогось типу може відчувати себе «ще одним робочим завданням». Це спокусливо швидко записати і відправити цей лист або лист. Однак, роблячи це, співробітники можуть втратити можливість допомогти своїй компанії зробити більше – і втратити можливість для просування. Правильне створення повідомлень – це, мабуть, єдиний найкращий спосіб відшліфувати свою компанію та власний імідж. Зосередження комунікаційних зусиль на одержувачі повідомлення призводить до швидкого досягнення бізнес-цілей та зростання авторитету письменника. Результати тонкі, але вплив великий. Цей розділ починається з двох ключів до успіху в діловому спілкуванні: аудиторії та мети.

дивитися його Наступне відео представляє інший курс ділового спілкування, але зміст є загальним для всіх курсів. https://youtu.be/fDz-nq-v3IE

• Поясніть важливість аудиторії для ділового спілкування
• Обговоріть важливість написання чіткого та цілеспрямованого повідомлення в бізнесі
• Розрізняйте типи для написання позитивних, негативних та переконливих повідомлень

Аудиторія

Мета спілкування полягає в тому, щоб ідея відправника на увазі досягала свідомості одержувача з ідентичним розумінням.

Тим не менш, спілкування не таке просте і прозоре, як підказує зображення нижче. Спілкування оточене потенційними підводними каменями та безліччю можливостей для того, щоб основна точка була втрачена або змінена. Давайте подивимося на рис. 1, щоб побачити схему системи зв’язку.

Малюнок 1: Діаграма Шеннона загальної системи зв’язку.

Можливо, ви здивовані, розуміючи, що для повідомлення є не одна аудиторія. Є основна аудиторія або приймач комунікації: це пряма аудиторія, на якій ми зосередимося в цьому модулі. У модулі 6: Звіти ми також обговоримо непрямі або віддалені аудиторії; ці інші включають тих, хто може бачити спілкування, навіть якщо вони не призначені як мета спілкування. У цьому модулі фокусується пряма аудиторія. Хороший комунікатор пам’ятає про іншу потенційну аудиторію, коли вони починають писати, оскільки це може допомогти просунути компанію та просунути кар’єру.

Пряма аудиторія є приймачем ділового спілкування. Ця особа або група людей можуть бути внутрішніми або зовнішніми по відношенню до організації відправника. Відносини до організації можуть вплинути на формальність формулювання і відвертість повідомлення. Коли новачок у діловому письмі, обов’язково перевірте тон у відповідного персоналу.

Менеджер магазину попросив Джеймса відстежити документи про відсутню партію і написати електронний лист на Surfine Vending, пояснивши, що пішло не так. Джеймс відчуває, що йому потрібно зробити щось більше, перш ніж він почне повідомлення. Він має рацію; що з наступного йому потрібно, перш ніж він зможе почати писати?

• більше інформації про одержувача повідомлення
• кількість годин, які він шукав, щоб довести, що він зробив хорошу роботу
• копію договору за умови, що його компанія не заборгувала

більше інформації про одержувача повідомлення

Тон змінюється залежно від співвідношення потужності відправника до одержувача. Аудиторія може перебувати в одній з трьох силових позицій щодо відправника, підсумованих ярликами вгору, вниз або горизонтальним зв’язком.

Зниження та висхідне спілкування

Зниження комунікації протікає від управлінського та виконавчого рівнів до персоналу через формальні канали, такі як посібники з політики, правила та положення та організаційні схеми. Висхідна комунікація ініціюється персоналом і спрямована на керівників; вона часто приймає форму скарги або запиту. Горизонтальне спілкування відбувається, коли колеги зустрічаються для обговорення питань, що представляють спільний інтерес, вирішення проблем і обміну інформацією.

Малюнок 2: Зв’язок вгору і вниз

Горизонтальна комунікація

Коли потік інформації йде від однолітків на організаційному рівні до одного або декількох схожих рангів, це називається горизонтальним спілкуванням.

Малюнок 3: Горизонтальне спілкування

Така форма спілкування допомагає співробітникам висловлювати інформацію та ідеї, а також координувати роботу організації.

розмовляючи на різних рівнях

Зверніть увагу в кожному з трьох зразків повідомлень, що навіть в їх декількох словах, знаючи вгору, вниз або горизонтальне положення приймача вплинуло на тон і фразування повідомлення.

Правильне повідомлення

Більшість чули фразу «все, крім кухонної мийки», яка описує ситуацію, в якій майже нічого не залишається осторонь. Цю фразу можна легко використовувати, коли передбачуване спілкування включало занадто багато інформації. Ми живемо у світі, що швидко розвивається, тому дістатися до справи є цінною економією часу. Якщо хтось пояснить, як побудувати годинник на шляху до відповіді на питання: «Який час?» наочно демонструє спікера, який втратив слід основну мету спілкування.

Ось занадто поширений приклад роздратування і часу, який втрачається в ділових комунікаціях, коли мета не встановлена.

Судячи з першого речення повідомлення, цей лист є звітом про стан переробки. Це повідомлення легко відкласти в сторону, якщо це напружений день (або тиждень!). Придивившись уважніше, стає очевидним, що це не повідомлення про стан, а запит на введення. При створенні ділового повідомлення письменник повинен звузити спілкування та організувати спілкування, щоб виділити основну мету. Дайте одержувачу знати, що очікується від нього або її на початку повідомлення.

Ви можете запитати: «Що означає мета ділового спілкування?» Відповідь полягає в тому, що основною метою кожного ділового спілкування є надання інформації чітко та ефективно. Чітка комунікація гарантує, що приймач розуміє передбачуване повідомлення. Ефективна комунікація гарантує, що повідомлення передається швидко без великої кількості пінг-понгу вперед і назад. Наприклад, уявіть, що хтось надсилає повідомлення про зустріч команди наступного тижня у вівторок у головному конференц-залі, але забуває час зустрічі. Потім шквал повідомлень летить туди-сюди, заповнюючи всі вхідні скриньки.

Менш очевидним чином, цей пінг-понг повідомлень приходить, коли початкове повідомлення запрошує відповідь, але не показує розгляду користувача, оскільки він пропускає необхідний фон. «Керівництво прийняло рішення провести фірмовий пікнік у вівторок 13 травня в парку Саутсайд. Будь ласка, принесіть. » Це повідомлення породжує шквал листів про те, «Хто буде резервним, залишаючись в офісі?» і «Що відбувається в разі дощу?» Цілком ймовірно, що відправник має відповіді на всі ці питання, але не думав про те, як одержувач (и) може знати це також.

Щоб уникнути пінг-понгу спілкування, ви повинні забезпечити ці дві речі:

• Ідея відправника чітко сприймається аудиторією
• Зв’язок забезпечує саме те, що приймач повинен знати: не занадто багато і не занадто мало

Харон нещодавно надіслав електронний лист своєму колезі Россу, запитуючи, коли він може бути закінчений з першим етапом проекту. Однак, коли вона отримала його відповідь, його електронна пошта була заповнена питаннями, а не відповіддю на запит Харона. Після декількох обмінів Росс нарешті зміг відповісти на початкове запитання Харона. Якби Харон озирнувся на її початковий електронний лист, що вона могла б знайти?

• Її електронна пошта включала правильні деталі, але це було занадто довго, тому Росс не прочитав його
• Її електронна пошта ніколи не потрапляла до папки «Вхідні» Росса
• Її електронна пошта не змогла включити всю інформацію, необхідну Россу, щоб ефективно відповісти на її початкове запитання.

Її електронна пошта не змогла включити всю інформацію, необхідну Россу, щоб ефективно відповісти на її початкове запитання.

Позитивні, негативні та переконливі повідомлення

Усі бізнес-повідомлення відповідають двом широким категоріям з перетином третьої категорії. Є комунікації, де приймач, як очікується, матиме позитивну або нейтральну реакцію, і є повідомлення, про які приймачі можуть мати більш негативну реакцію. Зображення континууму нижче зосереджено на реакції аудиторії на повідомлення.

Ми обговоримо, як саме писати ці повідомлення пізніше в цьому модулі, коли ми обговоримо процес написання з трьох частин. Зараз ми зупинимося на тому, як визначити, який тип повідомлення підходить вашій аудиторії.

Позитивні повідомлення

Позитивні повідомлення включають повідомлення, де очікується, що аудиторія реагує нейтрально або позитивно. Позитивні повідомлення, як правило, складаються з рутинних або хороших новин. Ці повідомлення можуть бути такими елементами, як привітання, підтвердження, вказівки, прості запити на кредит або кредитні схвалення. Також до цієї категорії можуть бути відмови, які є дещо рутинними або очікуваними. Це може бути щось на зразок закриття стоянки, яке незручне працівникам, але незначним чином. Як би дивно це не звучало, повідомлення симпатії також є в цій категорії. Повідомлення симпатії є рутинними, оскільки вони не стануть сюрпризом для одержувача.

Вважайте повідомлення позитивною структурою повідомлення, коли:

• Одержувач любить або очікує цю новину (товар доставлений вчасно)
• Приймач потребує невеликої освіти або досвіду, щоб зрозуміти новини (організація подорожі для конференції)
• Одержувач вважає повідомлення рутинним, навіть якщо не повністю позитивним (стоянка закрита на три дні для нової смуги)

Негативні повідомлення

Негативні повідомлення включають повідомлення, де очікується, що аудиторія реагує негативно. Негативні повідомлення складаються з поганих новин. У цих повідомленнях мета відправника – передати погані новини таким чином, щоб зберегти ділові відносини. Хоча відправник повинен доставити погані новини, відправник хоче уникнути виходу працівника або клієнта знайти іншого постачальника. Ці повідомлення можуть бути такими, як відмова у відшкодуванні, скасування події, неможливість підтримки події тощо.

Вважайте повідомлення негативним повідомленням, коли:

• Приймач може бути незадоволений (вартість ремонту відповідає приймача, а не комунального підприємства)
• Приймач потребує невеликого переконання (нова процедура входу в систему займає більше часу, але є більш безпечною)
• Приймач може бути дещо незручним (нова система значків триває, оскільки співробітники обмінюються значками)

Переконливі повідомлення

Третя, що перекривається категорія – переконливі повідомлення. З цією категорією очікується, що аудиторія потребуватиме заохочення, щоб діяти так, як бажає відправник. У деяких випадках приймач більше схожий на позитивну аудиторію; наприклад, коли ви просите рекомендаційний лист або коли ви запрошуєте когось відвідати функцію роботи після робочого часу. В інших випадках одержувач більше схожий на негативну аудиторію; наприклад, коли ви запитуєте додаткову оплату в результаті спільної помилки або коли ви надаєте розширення до майбутньої дати.

Вважайте повідомлення переконливим спілкуванням, коли:

• Приймач може бути неохоче (будь ласка, поговоріть з новою групою співробітників)
• Одержувачу просять послугу (будь ласка, напишіть рекомендаційний лист)
• Приймач може бути запрошений на щось дещо поза регулярними обов’язками (будь ласка, контролюйте новий книжковий клуб, який буде зустрічатися на кампусі після роботи)

Менеджер Джеймса попросив його надіслати електронною поштою решту команди співробітників, щоб повідомити їм про нову систему безпеки та встановлені камери безпеки. Джеймс турбується, що співробітники будуть думати, що компанія є нав’язливим в шпигунстві свого роду чином. Що повинен робити Джеймс далі?

• Плануйте його повідомлення навколо негативної аудиторії
• Напишіть повідомлення, припускаючи нейтральну аудиторію
• Запитайте двох-трьох співробітників, якщо вони думають, що ця система здається управлінським шпигунством

Плануйте його повідомлення навколо негативної аудиторії

Нещодавно Катерина була покладена на відповідальність компанії за благодійне відрахування заробітної плати. Вона так рада, що її визнає керівництво за це особливе зусилля, і вона знає, що у неї буде спеціальний час випуску протягом наступних трьох місяців. Тихо, вона думає про себе про те, як вона колись стогнала щороку, оскільки інші просили її підписатися на ці відрахування заробітної плати. Вона знає, що це дуже добра справа, але її колеги відчуватимуть себе так, як вона звикла: «тьфу, ще одне відрахування до щотижневої зарплати». Коли вона готується викласти перший фоновий електронний лист про те, що робить благодійність і як компанія підтримує її, вона задається питанням, чи слід їй використовувати позитивний контур повідомлення або негативний контур повідомлення.

• Електронний лист, швидше за все, буде отримано її співвласниками як негативне повідомлення
• Це інформаційний лист, тому вона може просто поставити абзац на передній частині брошури благодійності
• Електронний лист, швидше за все, буде отримано її співвласниками як позитивне повідомлення

Електронний лист, швидше за все, буде отримано її співвласниками як негативне повідомлення

• Was this article helpful?
• Yes
• No